5 từ ngữ có thể khiến bạn trở nên thiếu tự tin trong e-mail

Việc gửi email rất nghiêm khắc. Sao bạn có thể biết được rằng giả như bạn đang làm phiền người khác vì gửi email không đúng cách? Liệu rằng những dấu ngắt câu có thể làm cho bạn trở nên ngớ ngẩn vì nội dung email của mình? Liệu email có được mở khi bạn gửi đi sau 5 giờ chiều không? Đặc biệt, khi bạn tìm việc tiếng Nhật tại các công ty nước ngoài, chỉ với vài email khó hiểu có thể khiến bạn mất điểm trong mắt nhà tuyền dụng và cơ hội làm việc tại các công ty Nhật tuyển dụng sẽ trở nên thấp hơn.

15190652454_586222d192

 

Nhưng, trước khi bạn dành thời gian để tranh luận liệu thêm biểu tượng cảm xúc nào hay nghiên cứu về thời gian nào là phù hợp nhất để gửi tin nhắn, hãy nên biết rằng có một điều có thể phá hoại hoàn toàn email của bạn: Dĩ nhiên, đó là những từ ngữ mà bạn viết trong email.

Sau đây là năm từ có thể khiến bạn  trở nên thiếu tự tin và không chắc chắn về bản thân hơn bạn nhận biết. Vì thế, hãy nhanh chóng sửa những lỗi này ngay.

Chỉ – Just

Amanda Hesser và Merrill Stubbs, hai người sáng lập của Food52, một lần đã nói về vấn đề này rằng thêm từ “Chỉ” vào email có thể làm bạn thiếu đi sự tự tin. Sau khi nhìn vào những bức thư email mà tôi đã gửi, tôi thực sự thấy rõ điều này.

Nói những câu đại loại như, “Chỉ muốn kiểm tra lại” hay “Chỉ muốn hỏi một câu thôi” sẽ làm yêu cầu của bạn yếu đi. Bạn không đơn giản là chỉ muốn kiểm tra, bạn là một người quan trọng xứng đáng để biết chuyện gì xảy ra! Bỏ từ “Chỉ” đi và kiểm tra mọi thứ như một người sếp.

Hy vọng – Hopefully

“Hy vọng” là một từ khác mà tôi đã không nhận ra nó có thể phá hoại đến tính hiệu quả của email cho đến khi mọi người chỉ ra điều ấy cho tôi. “Anh không nên hy vọng cho bất cứ thứ gì”, một bậc tiền bối có lần đã nói với tôi rằng. “Mọi người cần phải hoàn thành mọi công việc chứ đừng hy vọng.”

Hay nghĩ theo cách này; Nếu như bạn nói với ai đó rằng bạn hy vọng hoàn thành mọi thứ trước thời hạn hay hy vọng mọi thứ sẽ hoạt động, bạn đã hoàn toàn thể hiện rằng bạn không có khả năng kiểm soát mọi tình huống. Hay tệ hơn, bạn không đáng tin tưởng.

Thực ra – Actually

“Thực ra” đang dần trở thành những từ mới như “Thật vậy” hay “Cơ bản” trong email, bởi những người đã không còn sử dụng từ này mặc nó đi vì không còn mang nhiều ý nghĩa. Tôi đã không nhận ra tầm quan trọng ra sao cho đến khi tôi nhận được một email từ một nhà hoạt động xã hội người sử dụng từ này chỉ trong 5 câu chữ được viết trong email (một trong những câu đó có cụm từ rất khó chịu như “nhưng thực ra”), và ba lần câu đó đều không mang ý nghĩa cần thiết! Không cần thiết để nói đến, tôi thực sự không có ý kiến nào về những gì cô ấy cố gắng để nói đến bởi vì tôi đã thấy sự xao nhãn trong email đó.

Dạng như – Kind of

Điều này khá là đơn giản: Sử dụng “kiểu như” hay (“dạng như”) trong email có thể mang một ý nghĩa khá mơ hồ, giống như bạn khôn hoàn toàn thực hiện hay không có ý kiến gì về những gì đang diễn ra. Và nếu như trường hợp điều đó là đúng> Hãy làm rõ tình huống muốn ói trước khi bạn gửi email.

Xin lỗi – Sorry

Khi tôi hỏi một vài người chuyên nghiệp mà tôi biết hay các đồng nghiệp về từ mà tôi thấy là không cần thiết để sử dụng trong email, hầu hết mọi người đều chỉ ra từ “sorry”, trình bày trong số đó 99% đều nói rằng, không xin nói thì cần thiết. (Thử nghĩ xem, một người gửi mai cho bạn, “Xin lỗi, tôi không làm việc vào thứ hai được- Thứ ba làm có được không?”) Và thật lòng mà nói, nếu bạn thực sự dã làm điều gì đó sai, tốt hơn hết là bạn nên cầm điện thoại lên và nói xin lỗi.

Bạn không cần phải gắn tất cả mọi cách thức gửi mail vào tong email (bởi vì có quá nhiều luật lệ), bằng việc bỏ đi một vài từ ngữ khôn quan trọng, bạn sẽ làm cho thông điệp của mình trở nên bóng bẩy hơn, đơn giản hơn và dĩ nhiên mang sự tự tin cao hơn.