Cần chuẩn bị gì cho buổi họp hiệu quả?

Nhiều người cho rằng họp hành là những hoạt động đơn giản nơi công sở chỉ cần có mặt nghe qua loa rồi có thể ra về. Điều này chỉ xảy ra với một số buổi hợp mang tính thông báo. Tuy nhiên, đối với những cuộc họp trao đổi thông tin về công việc, chiến lược phát triển của công ty thì đây là cơ hội tuyệt vời cho nhân viên đặc biệt là những người mới học hỏi được các kiến thức và kỹ năng mới.

> Tại sao nhà tuyển dụng lại chú trọng vào thái độ của ứng viên?
> Để làm nhà quản lý nhân sự xuất sắc bạn cần kỹ năng gì?
> Chiến lược ghi điểm cho phỏng vấn vòng 2

 

 

Các lưu ý cần biết giúp buổi họp đạt hiệu quả?

Hãy cùng khám phá các kỹ năng sau đây để có những buổi họp thật hữu ích nhé.

Mỗi buổi họp có mục đích riêng, vì vậy hãy hiểu rõ vai trò của mình khi tham gia các buổi họp. Bạn nên tìm hiểu và chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết cho cuộc họp. Bạn nên in các tài liệu quan trọng, mở sẵn file trên máy tính, hoặc chuẩn bị sẵn sổ tay và bút… để có thể sử dụng bất kì lúc nào khi cần ghi chú lại những điều quan trọng.

Nếu bạn được phát tài liệu trước thì hãy đọc qua và note lại những điều thắc mắc cần hỏi hoặc cần thảo luận thêm trong cuộc họp.

Nếu bạn là nhân viên phụ trách chuẩn bị cho buổi họp thì nên chú ý chuẩn bị đầy đủ các dụng cụ cần thiết như máy chiếu, bảng viết… sẵn sàng. Để cấp trên có thể sử dụng ngay bất khi nào cần đến mà không phải chờ đợi.

Trong buổi họp

Thời gian rất quý báu. Vì vậy, đúng giờ là một trong những thói quen cần thiết dù là trong công việc hay cuộc sống. Vì vậy, hãy đảm bảo đến đúng giờ được hẹn trước tránh trường hợp đến trễ và nhiều người phải chờ đợi bạn. Hãy học hỏi theo phong cách của người Nhật là bạn nên có mặt trước 5 phút nhé.

Trong buổi họp nên tập trung nghe cấp trên trao đổi để tiếp nhận thông tin, không nên nói chuyện riêng hay ăn quà vặt trong buổi họp nó có thể làm phiền và gây mất tập trung cho những người xung quanh.

Trong buổi họp bạn nên tập trung không nên tỏ ra mệt mỏi, chán chường , hoặc ra khỏi phòng họp giữa chừng. Vì vậy, để tránh gián đoạn buổi họp bạn nên chú ý tranh thủ đi vào phòng vệ sinh trước khi tham gia buổi họp để tránh phải ra ngoài giữa chừng.
Chú ý note lại những điều quan trọng. Việc này sẽ giúp bạn nắm bắt được các nội dung chính một cách đầy đủ và có những câu hỏi phản biện hay thắc mắc khi cần.

Các lưu ý cần biết giúp buổi họp đạt hiệu quả?

Cách đặt câu hỏi và nêu ý kiến cá nhân phù hợp

Một điều bạn nên chú ý lúc nêu ý kiến cá nhân trong buổi họp đó là nếu bất đồng ý kiến thì bạn cũng không nên nên cắt ngang lời nói của người khác, mà hãy kiên nhẫn lắng nghe hết, rồi hãy trình bày ý kiến của mình. Bạn nên học tập phong cách của người Nhật rất hay đó là trình bày ý kiến cá nhân một cách nhã nhặn, tránh để người đối diện cảm thấy bị bẽ mặt hay giận dữ. Họ tránh sử dụng những cách nói quả thẳng thừng như “Không, tôi không tán đồng như thế” hay “Làm vậy là sai rồi!”, mà thường bắt đầu bằng câu ” Nếu tôi đã hiểu sai ý của anh/chị ABC thì cho tôi xin lỗi, nhưng ý kiến của tôi là…”, hoặc “Có thể tôi đã nghe sót, nhưng tôi nghĩ chúng ta nên…”, hoặc “Nếu tôi chưa hiểu đúng câu chuyện, xin mọi người chỉ dạy thêm cho, nhưng cách tôi nghĩ ở đây là..”. Cách nói như vậy giúp đối phương dễ đón nhận ý kiến trái chiều và đỡ bị “sốc” và còn giữ được hòa khí trong buổi họp.

Kết thúc buổi họp

Với cuối mỗi buổi họp, sẽ có người viết biên bản nội dung cuộc họp và sẽ gửi cho những người có liên quan. Nếu bạn là người viết biên bản thì bạn nên gửi ngay trong ngày tránh để qua hôm sau vì có thể làm chậm trễ công việc.

Nếu đó là cuộc họp với đối tác thì sau buổi họp bạn nên gửi ngay 1 email cảm ơn, đồng thời nhắc lại các điểm chính quan trọng đã thống nhất trong cuộc họp. Để đối tác có thể nắm rõ và tránh được tình trạng đối tác quên hoặc nhớ sai dẫn đến hiểu lầm, đôi co không đáng có. Việc này giúp đối tác yên tâm rằng bạn cũng nắm rõ được các vấn đề và còn giúp ghi nhớ những công việc cần giải quyết đã trao đổi trong buổi họp.

Hy vọng với những chia sẽ ở trên sẽ giúp bạn có được các kỹ năng cần thiết trong các buổi họp với sếp, đồng nghiệp hoặc khách hàng một cách hiệu quả. Và sự nghiệp của bạn ngày phát triển trong tương lai nhé.
______________________

Bạn có thể xem được hàng trăm việc làm đang được tuyển dụng hoàn toàn miễn phí tại

IconicJob.vn – Trang tuyển dụng và tìm việc nhanh uy tín tại Việt Nam, với nhiều việc làm tiếng Nhật lương cao. Hãy đăng kí và tải CV của bạn ngay tại trang IconicJob.vn chỉ mất 3s để đăng tải hồ sơ và hơn 200 công ty hàng đầu Việt Nam đang chờ CV mới nhất của bạn